בטרם נגדיר את האסטרטגיות המנצחות של הרכש, כדאי שנשאל את עצמנו מספר שאלות שיגדירו לנו את "מגרש המשחקים" של רכש מנצח!

• מהו תפקידו של הרכש ומהו הערך שהוא אמור לספק לחברה ?
• האם ההתמקדות צריכה להיות בחדשנות? הפחתת עלויות ? ניהול ספקים והיחסים עמם ? או בניהול תהליך רכש יעיל ואפקטיבי ?
• לאילו אסטרטגיות רכישה יש את ההשפעה הגדולה ביותר להשגת מטרות הרכש?

זהו לא סוד שלעיתים חברות מתקשות להגדיר את האסטרטגיות המנצחות של הרכש. מטרתו של מאמר זה היא לתת הכוונה לביצוע משימה מאתגרת זו.  

מהי אסטרטגיית רכש ?

מטרתה של אסטרטגיית הרכש היא להבטיח את הביצועים של החברה על ידי הצבת כיוונים ויעדים לרכישות והוצאות של סחורות ושירותים של החברה. האסטרטגיה מאפשרת לחברה להגדיר ולתעדף הוצאות עיקריות, כדי להבטיח שתהליך הרכש יהיה יעיל, אפקטיבי, וחסכוני ככל האפשר.

בנוסף אסטרטגיית הרכש שואפת לפתח ולשמור על קשרים חיוביים עם הספקים תוך ביצוע רכישות אחראיות וברות קיימא. כדי לעצב מדיניות רכש, על הרכש להיות מסונכרן עם האסטרטגיות, המטרות ויעדיה של החברה,  ולגזור מהם את אסטרטגיות הרכש המתאימות.

"אסטרטגיית רכש מנצחת, היא אחד הכלים המרכזיים המסייעים להפוך את הרכש והחברה כולה, לתחרותיים יותר בשוק בו הם פועלים".

יישום אסטרטגיה לאורך תהליך הרכש הארגוני

את תהליך הרכש הארגוני ניתן לפרק למספר שלבים עיקריים:

1. הכרה והגדרת הצורך: ( השלב החשוב ביותר שבו הרכש יכול לתת את הערך המוסף הגדול ביותר)
2. איתור פתרונות וספקים: (יכול להתבצע בשת"פ עם היחידות הדורשות והיכרותם את השוק)
3. השוואה ותחרות בין חלופות: (כול לשלב יצירת הקשר ובקשות להצעות המחיר/ מכרז)
4. שלב הבחירה והחלטה: (משא ומתן וחתימה על החוזה)
5. הערכה לאחר הרכישה : (מדידת והערכת ביצועי הספקים).

אסטרטגיות רכש מנצח

• א. זרימה חלקה של תהליכי הרכש

אסטרטגיית הרכש חייבת תמיד לשאוף לייעל את זרימת שרשרת הרכש כולה, מחיפוש אחר ספקים חדשים ועד תשלום חשבוניות. מטרתו של תהליך הרכש הוא להתמקד בהבאת ערך מוסף גבוה. לכן על הרכש לוודא שתהליכי הרכש הארגוני אינם מעכבים את הזרימה של הצרכים העסקיים של העסק.

על מנת להשיג את זה על הרכש ליישם מדיניות רכש מוסכמת בארגון ולוודא את יישומה לכלל תהליכי הרכש הארגוני. זה יוודא שלא יהיו "מעצורים" כאלה ואחרים לאורך תהליך הרכש.

תהליך רכש צריך להיות מהיר, יעיל ואפקטיבי בהשגת התוצאות העסקיות שהוגדרו לרכש.

השימוש בדיגיטציה ואוטומציה של תהליכי רכש, מאפשר לרכש לוודא ביצוע מהיר של החלטות רכש ויישומם אל מול בסיס הספקים.

• ב. ניהול ואיזון של סיכונים עסקיים

ארגונים רבים נמצאים תחת לחץ גדול של הוזלות והורדת מחירי ההרכשה. אסטרטגיית רכש אגרסיבית מבחינת המחירים כמעט תמיד כרוכה בלקיחת סיכונים. אסטרטגיית רכש שממוקדת בהוזלות מחייבת את ההערכות של הרכש ושל הארגון לכשל ספק אפשרי בהקשר של האספקה.

הוזלה מחייבת לעיתים ניסיון של עבודה מול ספק חדש, לעיתים מול מדינות רחוקות גיאוגרפית ותרבותית. הרכש והארגון חייבים לנהל את הסיכונים האלה ולאזן אותם בצורה אופטימלית אל מול יעדי ההוזלות הנדרשים.

לחץ על ספקים להוזלה יכולה להביא לא אחת לירידה באיכות המוצרים והשירותים, על הרכש לדעת לנהל את ביצועי הספקים, לעקוב אחריהם ולוודא שאינם יורדים מהסטנדרט הנדרש אל מול הצרכים העסקיים.

• ג. ריכוז וניתוח נתוני הרכש והספקים

בחברות גדולות עם סניפים, חברות בנות וארגונים בפריסה גלובאלית, על הרכש לרכז את כל נתוני ההרכשה והספקים, במערכת אחת שקלה לניתוח וניהול. המידע על ספקים, מפה של מיקומם, תיאורים של מוצריהם ותוצאות ביצועיהם, חייב להיות זמין ושקוף כדי לאפשר קבלת החלטות עסקיות נכונות.

ריכוז נתונים והיכולת לנתח ולנהל אותם ביעילות ובזמינות הוא מנוף רב עוצמה לשיפור אסטרטגיית הרכש שלכם. מיותר לציין שמידע הוא הבסיס החשוב ביותר טרם תיגשו לנהל משא ומתן על התקשרויות עסקיות עם ספקים מפתח של הארגון.

סוג המידע שנבקש לנתח כחלק מבניית אסטרטגיה מנצחת :

• אופטימיזציה וריכוז של ההוצאות
• זיהוי של חיסכון פוטנציאלי
• שיפור תהליך הרכש וייעול צורת ההרכשה וההצטיידות
• פיקוח על יישום אסטרטגיות רכש הארגונית
• מיון הוצאות לפי קטגוריית רכישה בזמן אמת כדי לזהות מנופים פוטנציאליים.

איך מנתחים את נתוני הרכש ?

1. איסוף הנתונים: תחילה עליכם להגדיר את הנתונים החשובים לכם, לדעת היכן ניתן למצוא אותם ולחלץ את ההוצאות והנתונים הרלוונטיים.

2. פילוח ההוצאות: המטרה היא ליצור פילוח מדויק של הוצאות הרכש לפי קטגוריות רכישה מוגדרות של החברה ( עיבוד שבבי, אלקטרוניקה, שירותי כוח אדם, מחשוב , פרסום וכו') 

3. פילוח הספקים: המטרה היא לראות את תמונת העסקים הכוללת אותה מקיימת החברה מול ספק ספציפי. זה יכול לכלול הוצאות מקטגוריות הרכשה שונות. בניתוח זה אנחנו רוצים לראות את סה"כ העסקים ששני החברות מקיימות יחד. 

4. אוטומציה ודיגיטציה: שימוש באוטומציה ודיגיטציה ממלאות תפקיד מרכזי, מכיוון שהן מאפשרות לעדכן ולנתח נתונים בזמן אמת. כלים אלה מספקים מידע חיוני הדרוש לניהול הרכש, במינימום מאמץ ובכך מאפשרים שימוש יעיל אמין וזמין בנתונים חשובים אלה.  

5. המחשה באופן חזותי רכישות: "תמונה אחת שווה אלף מילים…" הצגה גרפית וחזותית של נתונים, מאפשרת הצגתם בצורה נגישה וברורה לגורמים רחבים בהנהלת החברה.

• ד. בניית תחזית הרכש

ניתוח הוצאות רכש בדיעבד הוא רק חלק מהתמונה העסקית. בעוד רוב ארגוני הרכש מסתפקים בנתוני עבר, אנחנו פה לציין שזה פשוט לא מספיק. זה אמנם נכון שנתוני עבר הם בסיס טוב לתכנון עתידי, אבל זה לא מספיק.

בעולם עסקי דינמי, על הרכש לנסות לחזות את ההוצאות של החברה 3-5 שנים קדימה. ניתוח כזה יכול להתבצע ע"י הבנה של אסטרטגיית החברה, המוצרים, השירותים והצמיחה העסקית.

מטרתו של הניתוח הוא לזהות מגמות של גידול בהוצאות, והתאמה של אסטרטגיית הרכש בהתאם (לדוגמא הוספת ספקים נוספים, התקשרות חוזית מורכבת יותר וכו')

כמו כן מטרת התחזית לאתר כניסתם של ספקים חדשים, ולפעול מולם כמה שיותר מוקדם כדי לאפשר זרימה חלקה של תהליכי הרכש מולם.

• ה. מעורבות בתהליכי החדשנות

חברות מצליחות ממקדות את המשאבים שלהם בבניית העתיד העסקי. זה כולל פיתוח שווקים חדשים, פיתוח מוצרים ושירותים חדשניים ועוד. על הרכש להיות חלק אינטגרלי מתוכניות ופעולות לקידום החדשנות והעתיד העסקי של החברה.

שיתוף פעולה בין-מחלקתי שכזה יאפשר למחלקת הרכש לזהות וללכוד חדשנות פוטנציאלית בהובלת ספקים ולנהל את התהליכים להצלחתה.

הערך המוסף הגבוה ביותר שרכש יכול להביא הוא דווקא בתהליכים כאלה בהם עוד לא יצא אפילו דרישת רכש אחת. תהליכים מוקדמים של בניית קשרים מבוססי הצלחה הדדית היא שמביאה את הרכש למקסום ערכו.

אנחנו חיים בעידן שבו טכנולוגיות מידע מתפתחות ונכנסות לעולמות הרכש. מנהל רכש חייב להכיר את הטכנולוגיות האלה ולעשות בהם שימוש נכון בתהליכי הרכש הארגוני. ישנן מגוון  טכנולוגיות שיכולות לעזור בדיגיטציה ואוטומציה של אסטרטגיית הרכש הארגוני. זה מתחיל באיגוד בסיס הנתונים של הספקים וההוצאות, ממשיך בניהול תהליך ניהול ההוצאות עד לתשלום (P2P), תהליך ניהול החוזים וההתקשרויות (C2S), ניתוח ההוצאות והיקפי העסקים עם ספקים ואם תרצו אפילו מערכות "רובוטיות" שיודעות להתקשר ולחדש חוזה אוטומטי ללא מגע יד אדם.

ניהול אסטרטגיית רכש מנצח, הוא מתפקידו החשובים ביותר של מנהל רכש מוביל.  זהו התהליך שבו הרכש יכול להביא את הערך המוסף הגדול ביותר לארגון. התמקדות בניהול ההוצאות, הוזלות ופתרון בעיות שוטפות מול ספקים, אלו הם כבר מזמן רק חלק קטן (ופחות חשוב) בעבודתו ומנהיגותו לש מנהל הרכש המנצח!