ארגוני רכש מתקדמים, הם אלה שמייצרים חשיבה קדימה והתאמה מתמדת של אסטרטגיות הרכש לסביבה העסקית.
מגפת הקורונה עדיין לא מאחורינו והיא כנראה תמשיך להשפיע עמוק לתוך 2022.
תפקידו של הרכש בהבטחת קווי האספקה הופך קריטי וחשוב מיום ליום, להצלחתה של כל חברה ועסק.
בסביבה עסקית מלאה אי וודאויות ושרשרת האספקה שאינן אמינות ורחוקות מיציבות, הרכש נדרש לבצע רכישה גמישה שלוקחת בחלקה סיכונים עסקיים מחושבים.
מהם המגמות שחשוב שנהיה מודעים להם ונפעל כדי להתמודד אתם בצורה חכמה ומבעוד מועד?

א.     שינוי בתפיסת הערך של הרכש

מדדים הם דרך חשובה למדוד את ערכו ותרומתו של הרכש לארגון.
אי אפשר לנהל את מה שלא מודדים, את זה כל מנהל יודע. הבעיה שהרבה גופי רכש בנו מדדים שמקדמים את "הרכש עצמו" ופחות מכוונים להצלחת החברה ועמידה ביעדים שלה.
מדידת הרכש צריכה להיות עין בעין עם מטרות החברה. מדדי חסכון ובלימת הוצאות אינם משרתים את מטרות העסקיות. הם אולי משרתים את המטרות המשניות לחסוך כסף ולייעל את הארגון אבל הם משניים עד כדי בטלים בשישים אל מול מדדים של גידול במכירות, הגעה מהירה לשוק ואפשור לחברה לעמוד ביעדים אסטרטגים מול לקוחות חדשים לדוגמא.
הרכש חייב לפתח סט מדדים עסקים שמקדמים את השורה העליונה : גידול המכירות, הגדלת נתח שוק , חדירה ללקוחות חדשים, קידום חדשנות ושירותים מתקדמים ועוד.

ב.     מעבר ממדידה כמותית למדידה איכותית

לכל חברה וארגון יש יעדים כמותיים מדידים, זה ברור, נוח וקל למדידה. אבל האם היינו אומרים שכל מהותה והתנהלותה של החברה הם המדדים האלו? האם חברה היא בבואה שגיליון ה –P&L שלה  האם זה מספר את הסיפור האמיתי של החברה כולה ? !
מדדים שאינם כמותיים (פיננסיים) הם לא אחת חשובים יותר מאלו הכמותיים.
מדדים אלה מעידים על מהות העסק, על התפתחותו והתחדשותו והם מעידים הרבה מעבר למה שהם יכולים להראות בערך כספי.
אי לכך מדוע לנו מנהלי הרכש לבחור רק במדדים כספיים להראות את תרומתנו לארגון? !
ארגוני רכש מכניסים יותר ויותר מדדים איכותיים לסל המדידה ולתרומת הערך.
מדדים לא כמותיים של מנהלי רכש כוללים בין היתר :

• תרומה לגידול במכירות – הורדת זמני אספקה, זמינות מוצרים ושירותים, שירות לקוחות
• חדשנות והשקה של מוצרים ושירותים חדשניים לשוק
• הפחתת סיכון הספק והמשך תפקוד תקין של שרשראות האספקה
• ייעול וקיצור תהליכי הרכש ע"י מעבר לשימוש בדיגיטציה ואוטומציה של תהליכים
• מציאת מקורות אספקה חדשניים
• פרויקטים של ייעול ושיפור מוצרים ושירותים מספקים

ג.     בניית מערכות יחסים מתקדמות

צוותי הרכש יתמקדו יותר בבניה של שיתוף פעולה עם בעלי עניין בתוך החברה ועם ספקים אסטרטגיים מחוצה. אם תרצו הרכש תופס מעמד של "מתווך" על שתפקידו לקשר בין דורשים לספקים בצורה היעילה והאפקטיבית ביותר לשני הצדדים.

לצד קידום יעדים כמותיים ועסקים, על הרכש לוודא שמאמציו נמצאים בהתאמה מלאה עם סדרי עדיפויות עסקיים אחרים שקיימים ע"י היחידות הדורשות בתוך הארגון.
מנהלי רכש מתקדמים ממעבר להחלפת עדכוני דוא"ל שוטפים להצגת דוחות חודשיים איכותיים ומייצרי ערך , הן ללקוחות פנימיים והן לספקים. שיתוף פעולה מחייב להסתכל על מערכת היחסים מעבר ליום יום ולראות שהיא מניבה תוצאות ותוצרים רצויים לשני הצדדים.
הרכש עולה מעל ליום יום, להזמנות לדרישות ולהצעות המחיר. הוא לוקח תפקיד של בחינת טיב היחסים בין הארגון לספקים ומייצר תהליכים שמשפירים יחסים אלה לטובת שני הצדדים.

ד.     ייעול תהליכי הרכש ע"י טרנספורמציה דיגיטלית

זה לא תהיה טעות גסה לומר, שברוב הארגונים הרכש עולים על "הקרון האחרון" ברכבת הדיגיטציה הארגונית. זה לא בגלל שהארגון "שכח את הרכש", זה בגלל שהרכש "שכח את עצמו". הוא לא רואה בזה ערך מוסף, הוא מתאהב בתהליכים בשליטה ובבקרה.
הגיע הזמן לראות את הערך העסקי של תהליכים, ולהבין שרובם לא תורמים מספיק להצלחת העסק.

בשנת 2022, יש כל כך הרבה אפשרויות נוספות זמינות לצוותי רכש והגיע הזמן שהם יאמצו פלטפורמה דיגיטלית שעובדת. הרכש צריך למצוא פתרון זריז המאפשר שיתוף פעולה ושקיפות גדולים יותר עם כלים אינטואיטיביים ולאמץ טרנספורמציה דיגיטלית.

להתעסק ולהתמקד במה שחשוב

אם תרצו שאלת השאלות של מנהלי רכש רבים היא איך מפנים את הרכש להתעסק במה שחשוב ? אחד הדברים שכל מנהל יעיל עושה הוא הגדיר את "הדברים שאנחנו מפסיקים לעשות" !

א. חוסר יעילות ועבודה כפולה

על הרכש לפתח רגישות גבוה יותר למשאבים שעובדים ברכש, ולהפסיק ל"בזבז" את זמנם על פעולות מיותר , שלכאורה אינם לוקחות הרבה זמן. ארגוני רכש רבים ממוקדים בהזנת נתונים ללא הרף, ומבצעים הברה פעולות במגוון פעמים ומערכות שונות. על הרכש לשאול שאלות ולחפש את הדרך להפסיק כל פעילות, קטנה ככל שתהיה, שאיננה מביאה ערך כלשהו בתהליך הרכש.
את המשימה יותר מפעם אחת לאיחוד חודשי. עם הזמינות המוגברת של פתרונות דיגיטליים, אף צוות רכש לא צריך לבזבז זמן יקר עם כניסה כפולה.

ב. ניהול מחוץ למערכות

השימוש בגיליונות אלקטרוניים לניהול הרכש, הוא רעה חולה שיש להפסיקה.
שימוש במערכת ידנית עלולה להוביל לטעות אנוש וחוסר שקיפות. השאיפה צריכה להיות הטמעה ושימוש נכון במערכות המידע , תוך הפיכתם לכלי שמשרת את מערך הרכש ולא ככזה שמזין אותו בנתונים שעוברים עיבוד ידני.

ג. להשקיע ולפתח את משאבי הרכש

האם הייתם מאמינים שיש ארגוני רכש שכמעט ואין להם תקציב להשבחת ההון האנושי במחלקה. אלו נסמכים על תקציבי הכשרה כלליים של הארגון שלא אחת אינן מקדמים את "מקצוענות הרכש" !
אנחנו מגלגלים תקציבי עתק, ורואים את הארגון "מבזבז" על הא ועל דא – ולנו לא נשאר תקציבים להשקיע בעצמנו? !
השקעה גדולה בתקציבי מערכות וטכנולוגיה, כמעט ולא משאירה כסף להשקיע בפיתוח צוותים. פתרונות דיגיטליים נחוצים והם מציעים הרבה בדרך של חדשנות והתקדמות, אך ללא הכשרה מתאימה של הצוות, עדיין תחוו חוסר בתפקוד הצוות שלכם.
הקצה תקציב והשקע בצוות שלך לצד היוזמות האחרות שלך כדי לדחוף באמת ליעילות רבה יותר.